Hộ kinh doanh kê khai thuế từ 2026: phân nhóm doanh thu, sổ sách & hóa đơn điện tử cần chuẩn bị

Từ năm 2026, hộ và cá nhân kinh doanh chính thức chuyển từ thuế khoán sang tự kê khai, nộp thuế theo doanh thu thực tế. Cơ quan thuế chia hộ kinh doanh thành 4 nhóm với phương pháp tính thuế và yêu cầu sổ sách khác nhau. Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ căn cứ, các mốc số liệu và khuyến nghị thực tiễn từ đội ngũ chuyên gia Eco.

1. Bước ngoặt: bỏ thuế khoán từ 2026

Cơ chế thuế khoán áp dụng nhiều năm cho hộ kinh doanh sẽ kết thúc, thay bằng mô hình tự kê khai – tự nộp dựa trên doanh thu thực tế. Đây là thay đổi lớn nhất với khu vực kinh tế hộ gia đình trong nhiều năm, đặt nền tảng cho sự minh bạch và đưa hộ kinh doanh tiệm cận chế độ kế toán của doanh nghiệp.

Mức độ tác động không nhỏ: năm 2025, số thu thuế từ hộ kinh doanh đạt khoảng 32.840 tỷ đồng, tăng 37,5% so với năm trước và chiếm khoảng 2% tổng thu ngân sách nhà nước. Việc chuyển sang kê khai giúp phản ánh đúng quy mô thực tế của khu vực này.

2. Phân loại hộ kinh doanh theo 4 nhóm doanh thu

Cơ quan thuế dự kiến quản lý hộ kinh doanh theo 4 nhóm căn cứ doanh thu hằng năm. Việc xác định đúng nhóm là bước đầu tiên, quyết định phương pháp tính thuế, chế độ kế toán và giải pháp phần mềm phải sử dụng.

Với các hộ tính thuế trên lợi nhuận, những khoản chi thực tế phát sinh phục vụ hoạt động kinh doanh và có chứng từ hợp lệ sẽ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế — tương tự nguyên tắc chi phí được trừ của doanh nghiệp.

3. Sổ sách kế toán bắt buộc

Các hộ thuộc diện phải nộp thuế (doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở lên) và tính thuế trên lợi nhuận cần thiết lập hệ thống sổ sách ngay từ đầu kỳ. Tối thiểu cần duy trì 4 loại sổ:

1. Sổ bán hàng — ghi nhận đầy đủ các giao dịch bán ra.
2. Sổ chi tiết doanh thu – chi phí — theo dõi minh bạch từng khoản thu, chi.
3. Sổ theo dõi vật tư, hàng hóa — quản lý nhập – xuất – tồn.
4. Sổ tiền gửi ngân hàng — đối chiếu dòng tiền qua tài khoản.

Việc ghi chép có hệ thống ngay từ đầu kỳ giúp hộ kinh doanh chứng minh được chi phí được trừ, giảm rủi ro bị ấn định thuế và thuận lợi khi cơ quan thuế đối chiếu.

4. Quy định về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là cấu phần bắt buộc trong lộ trình minh bạch hóa:

• Bắt buộc với hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm.
• Khuyến khích (chưa bắt buộc) với hộ doanh thu từ 500 triệu đến 1 tỷ đồng/năm.

Hộ kinh doanh nên chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán phù hợp với nhóm của mình, tránh bị động khi ngưỡng doanh thu thay đổi giữa kỳ.

5. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì ngay

Để chuyển đổi suôn sẻ, đội ngũ Eco khuyến nghị thực hiện sớm các bước sau:

• Rà soát doanh thu 2025 và dự kiến 2026 để xác định mình thuộc nhóm nào — đây là căn cứ chọn phương pháp tính thuế và chế độ kế toán.
• Thiết lập sổ sách kế toán ngay từ đầu kỳ, không để dồn cuối năm.
• Đăng ký hóa đơn điện tử và lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp quy mô.
• Chuẩn hóa lưu trữ chứng từ đầu vào để bảo vệ quyền được trừ chi phí.
• Cập nhật văn bản pháp luật và đào tạo người phụ trách kế toán của hộ.

6. Câu hỏi thường gặp

Hộ doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm có phải nộp thuế không?
Không. Hộ nhóm 1 được miễn thuế GTGT và TNCN, nhưng vẫn phải kê khai doanh thu thực tế hằng năm.

Khi nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử?
Khi doanh thu vượt 1 tỷ đồng/năm. Hộ doanh thu 500 triệu – 1 tỷ đồng được khuyến khích áp dụng.

Tính thuế trên lợi nhuận cần sổ sách gì?
Tối thiểu 4 sổ: sổ bán hàng, sổ chi tiết doanh thu – chi phí, sổ theo dõi vật tư hàng hóa và sổ tiền gửi ngân hàng.

Nguồn tham khảo & tổng hợp số liệu: VnExpress — “Hướng dẫn chi tiết cách kê khai, nộp thuế cho cá nhân, hộ kinh doanh” (04/02/2026). Nội dung được Trung tâm Eco biên tập, hệ thống hóa lại phục vụ mục đích tra cứu nghiệp vụ; không thay thế tư vấn pháp lý chính thức.